Als een onderneming kiest voor outsourcing moet het selectieproces, de overdracht van de werkzaamheden en de bewaking van de uitvoering goed aangepakt worden. Moeilijk hoeft het niet te zijn, het hele proces is uit te leggen in vier simpele stappen. De hieronder beschreven stappen zijn specifiek gericht op de uitbesteding van treasury activiteiten, maar kunnen ook algemeen gelezen worden.
Stap 1: Het doel vaststellen
De uitbestedende onderneming begint met het bepalen van doelstellingen. Deze zijn gebaseerd op de huidige situatie van een onderneming en haar toekomstverwachtingen. De onderneming die activiteiten wil uitbesteden weet wat haar knelpunten zijn op het gebied van treasury. Zo moet bepaald worden of een onderneming ondersteuning op operationeel vlak of ook meer strategisch vlak wil. Ook zal er een beeld zijn van de ambities of uitdagingen in de nabije toekomst. Belangrijk is om ook de bedrijfscultuur mee te nemen in de overwegingen. Op basis van al deze input worden doelen gesteld.
De kaders waarbinnen treasury moet opereren zijn vastgelegd in een treasurystatuut en de uitbesteding van treasury activiteiten zal altijd binnen deze kaders moeten blijven. Er moet dus eerst gecheckt worden of het treasurystatuut überhaupt de inhuur van derden toestaat. Indien dit niet zo is, zal dit eerst geregeld moeten worden.
De gestelde doelen borgen samen met het treasurystatuut dat de outsourcing aansluit op de behoefte en de administratieve organisatie van de onderneming. De doelstellingen geven aan welke richting de onderneming op wil gedurende het uitbestedingsproces. Bij beslismomenten zal teruggekomen worden op deze doelstellingen.
Stap 2: De voorbereiding
Als de onderneming weet wat ze wil bereiken met de outsourcing is het zaak om een uitvraag te formuleren. In een document moet allereerst komen te staan wat de reden* achter de uitbesteding is, aangezien dit richting geeft aan de keuzes en afspraken die een onderneming maakt. Ook moet duidelijk vermeld worden wat de doelen van de uitbesteding zijn. Risicobeheersing is een belangrijk onderdeel van dit proces. In het hieruit volgende uitzettingsbeleid komen ten minste aan bod:
Onderdeel van het uitbestedingsbeleid is een selectiebeleid. Hierin worden eisen opgesteld met betrekking tot de reputatie, liquiditeit en solvabiliteit, vergunningen, kennisniveau, privacybeleid en beveiliging van ICT-systemen van de mogelijke dienstverleners. Daarnaast wordt een risicoanalyse aangeraden. Iedere externe partij heeft kenmerken die specifieke risico’s voor de onderneming kunnen introduceren. Het risicoprofiel van de externe partij moet passen bij de risicobereidheid van de onderneming.
*Ben je benieuwd naar de redenen waarom je treasury zou outsourcen? Lees dan ons artikel ‘Waarom zou je treasury outsourcen?’.
Stap 3: Monitoren
Een succesvolle uitbesteding kan alleen bestaan als de uitbestedende onderneming het proces niet helemaal los laat. Ook als de keuze voor een externe partij gemaakt is en met deze partij afspraken gemaakt zijn, blijft het noodzakelijk om voldoende kennis in huis te houden. Alleen zo kan het werk van de dienstverlener doorlopend worden bewaakt en beoordeeld. Als in de voorbereidende fase onduidelijkheden niet verhelderd zijn, zal daar in deze fase last van ondervonden worden. Herstelmaatregelen zullen mogelijk nodig zijn. Het maken van duidelijke afspraken met de best passende partij is van groot belang om tijdens uitvoering van het uitbestede werk problemen te voorkomen.
De onderneming blijft eindverantwoordelijk voor het uitbestede werk, ook wat betreft het naleven van wet- en regelgeving. Dit moet naar voren komen in het contract, met name bij het vastleggen van de verantwoordelijkheden van de uitbestedende onderneming en de dienstverlener.
Stap 4: Rapporteren
Gedurende het gehele proces, maar met name in deze fase, moeten de uitbestedende onderneming en de dienstverlener nauw samenwerken en zorgen dat het uitbestede werk in lijn loopt en blijft lopen met de vastgelegde missie, visie en plannen van de onderneming. De bedoeling van dit uitbestedingsproces is dat er een nieuwe stabiele organisatie ontstaat waarin er regelmatig rapportages gedeeld worden en er contact blijft over de werkzaamheden en omstandigheden.
Kortom, de belangrijkste punten om te onthouden zijn:
Al bijna 30 jaar verzorgt Ilfa treasury activiteiten voor derden. Door onze aanpak kunnen wij treasury taken na een korte implementatietijd voor beperkte kosten voor ondernemingen uitvoeren. Meer uitleg over onze werkwijze geven we in het artikel Treasury als service en op https://www.ilfa.nl/treasury-desk.